Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел слушателей, обучающихся по дополнительным образовательным программам в Обществе с ограниченной ответственностью «ПЕРВОМАЙ»

1. Общие положения

1.1.Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел слушателей, обучающихся по дополнительным образовательным программам в Обществе с ограниченной ответственностью «ПЕРВОМАЙ» (далее – Положение) разработано в соответствии с:

¾ Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

¾ Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;

¾ Приказом Минобрнауки России от 01.07.2013 № 499 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам»;

¾ Уставом Общества с ограниченной ответственностью «ПЕРВОМАЙ» (далее — ООО «ПЕРВОМАЙ»);

¾ иными нормативно-правовыми актами и локальными нормативными актами ООО «ПЕРВОМАЙ».

1.2. Всё, что не предусмотрено условиями настоящего Положения определяется нормами законодательства Российской Федерации, актами уполномоченных органов власти и локальными нормативными актами ООО «ПЕРВОМАЙ».

1.3. В случае изменения законодательства Российской Федерации принятия уполномоченными органами власти актов, отменяющих или изменяющих нормы, регулируемые Положением или изменения локальных нормативных актов ООО «ПЕРВОМАЙ», настоящее Положение действует в части им не противоречащей.

1.4. Положение устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел слушателей, обучающихся по дополнительным образовательным программам.

1.5. Положение обязательно к применению во всех структурных подразделениях ООО «ПЕРВОМАЙ», ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел слушателей, обучающихся по дополнительным образовательным программам.

1.6. В обеспечении документооборота ответственные подразделения/лица обязаны соблюдать установленные настоящим Положением сроки (Приложение 1 к Положению).

1.7. Сведения, содержащиеся в материалах личного дела обучающегося (личного дела слушателя), относятся к персональным данным и являются конфиденциальной информацией.

1.8. При передаче персональных данных слушателей необходимо соблюдать следующие требования:

¾ не сообщать персональные данные слушателя третьей стороне без его письменного согласия, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровья слушателя, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;

¾ предупреждать лиц, получающих персональные данные слушателя, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено;

¾ разрешать доступ к персональным данным слушателя только специально уполномоченным лицам ООО «ПЕРВОМАЙ»; при этом указанные лица имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

1.9. Копии документов из личного дела слушателя могут быть выданы по требованиям уполномоченных органов (органов прокуратуры, дознания, следствия, суда, адвокатуры и т.д.), оформленным в установленном порядке. Информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации.

1.10. Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения от директора (иного уполномоченного лица) ООО «ПЕРВОМАЙ».

1.11. Слушатель имеет право ознакомиться с содержанием своего личного дела, делать выписки, фотокопии в присутствии руководителя (куратора) курсов, закрепленного за данными программами. Выдача личного дела на руки слушателю запрещена.

1.12. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных слушателей, несут ответственность в порядке, установленном федеральными законами.

1.13. Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований возлагается на соответствующих назначенных кураторов курсов дополнительных образовательных программ, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел слушателей.

2. Формирование и ведение личного дела слушателя

2.1. На каждого слушателя, поступающего в ООО «ПЕРВОМАЙ» на обучение по дополнительной образовательной программе, формируется личное дело слушателя.

2.2. Ответственность за формирование и ведение личного дела слушателя возлагается на назначенного куратора курсов дополнительной образовательной программы.

2.3. В личном деле слушателя должны содержаться следующие документы:

¾ заявление о приеме в ООО «ПЕРВОМАЙ» на обучение по дополнительной образовательной программе;

¾ согласие слушателя на обработку персональных данных;

¾ копия документа, подтверждающего смену персональных данных (при необходимости);

¾ договор об образовании по дополнительной образовательной программе;

¾ дополнительное соглашение к договору об образовании (при наличии);

¾ копия документа о среднем профессиональном или высшем образовании или справка об обучении на основных образовательных программах среднего профессионального или высшего образования — для слушателей дополнительных профессиональных программ;

¾ копии паспорта (два разворота);

¾ копия страхового номера индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

¾ копии документов, подтверждающих особые права и (или) преимущества при поступлении (для поступивших с использованием особых прав и (или) преимуществ) (при необходимости);

¾ оригиналы и (или) копии доверенностей, представленные в организацию доверенными лицами (при наличии);

¾ подлинники заявлений и обращений слушателя и копии ответов на них (при наличии);

¾ копия претензии, отправленной слушателю (Заказчику) при возникновении задолженности по оплате обучения, при возникновении академической задолженности (при наличии);

¾ при отчислении слушателя из ООО «ПЕРВОМАЙ» до завершения обучения оригиналы или копии документов, послуживших основанием для отчисления;

¾ при отчислении слушателя из ООО «ПЕРВОМАЙ» в связи с завершением обучения по дополнительные профессиональным программам — копии выдаваемых документов установленного образца;

¾ иные документы, предоставленные слушателем.

2.4. В личное дело иностранного гражданина (лица без гражданства) помимо документов, указанных в п. 2.3., должны также входить следующие документы:

¾ копия нотариально заверенного перевода на русский язык документа, удостоверяющего личность, гражданство, либо документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина.

¾ оригиналы и (или) копии нотариально заверенных доверенностей, представленные в организацию доверенными лицами (при наличии);

¾ копия нотариально заверенного перевода на русский язык документа иностранного государства об образовании и приложений к нему (при наличии) для обучающихся на дополнительных профессиональных программах;

¾ копия свидетельства о признании иностранного образования (при необходимости);

2.5. Личное дело слушателя ведется в течение всего периода обучения до момента отчисления.

2.6. В личном деле слушателя программы профессиональной переподготовки помимо документов, перечисленных в 2.3, предусматривается также наличие следующих документов:

¾ выписки из всех приказов, касающихся данного слушателя;

¾ заявление о перезачете учебных дисциплин, модулей, практик (при необходимости).

2.7.Документы в личном деле располагаются по мере их поступления в хронологической последовательности.

2.8.При восстановлении слушателя, отчисленного из ООО «ПЕРВОМАЙ», продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело включаются: заявление на восстановление с визой директора, копия приказа о восстановлении, индивидуальный учебный план по ликвидации разницы в учебных планах (при наличии).